Uppdaterad 15 juni 2017 och ersätter därmed tidigare beslutade arbetsordningar. Arbetsordningen ska ses över årligen.
Styrelsens tillsättning
Styrelsen väljer själv nya ledamöter. Inför varje tillsättning tas det fram en kravspecifikation vilken används som bakgrund när man intervjuar och tar referenser på föreslagna ledamöter. Mandatperioden för styrelsens ledamöter uppgår till tre år med möjlighet till förlängning till max 9 år (3 mandatperioder).
Styrelsen har möjlighet att välja in suppleanter respektive adjungera ledamöter med särskild kompetens att delta vid styrelsemöten. Styrelsesuppleant ska kallas till alla styrelsemöten men har endast rösträtt som ersättare för ordinarie styrelseledamot. Adjungerad ledamot har rätt att yttra sig men saknar rösträtt.
Styrelsens introduktion
Ordföranden ansvarar för att introducera nyligen invalda styrelseledamöter i uppdraget. Detta inkluderar att presentera Amref Nordics värderingar, stadgar, arbetsordning och ekonomi samt styrelsens ansvar och arbetsuppgifter. Den nya styrelseledamoten förväntas närvara vid styrelsemöten och andra förekommande sammanträden och aktivt ta del av styrelsematerialet inför kommande möten.
Styrelsens övergripande ansvar
Styrelsen ansvarar för Amref Nordics organisation och den övergripande förvaltningen och ska se till att bokföring och övriga ekonomiska förhållanden kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen ska fortlöpande kontrollera och bedöma stiftelsens ekonomiska situation. Styrelsen utarbetar riktlinjer för verksamheten och ansvarar för att formulerade mål, planer och beslut efterlevs samt att gällande föreskrifter och instruktioner följs.
Ordförande
Styrelsen skall ledas av en ordförande som ska se till att frågor sköts enligt stiftelsens stadgar. Ordföranden ska utfärda kallelser till och upprätta förslag till dagordning för styrelsens sammanträden och se till att samtliga ärenden slutgiltigt behandlas på sammanträdena. Ordföranden ser till att kallelser till styrelsesammanträdena skickas på det sätt som är föreskrivet i stadgarna samt justerar sammanträdesprotokoll tillsammans med annan ledamot.
Arbetsfördelning
Alla styrelseledamöter är skyldiga att sätta sig in i och kontrollera allt styrelsearbete. Enskilda ledamöter kan därutöver få speciella uppdrag att bearbeta och bevaka.
Kallelser
Kallelse ska göras genom brev eller e-post. Kallelsen ska innehålla ett förslag till dagordning för sammanträdet samt skriftliga underlag för beslut. Ärendena på dagordningen ska vara numrerade. Föregående styrelseprotokoll skall bifogas. Ordföranden ska se till att kallelsen är varje styrelseledamot tillhanda sju dagar före styrelsesammanträdet. Vid ett extra inkallat styrelsemöte får kallelsetider vara kortare om styrelsen ska behandla ett brådskande ärende. I sådana fall kan det vara tillräckligt om kallelsen görs per telefon eller på annat sätt om ordföranden inför mötet redogör muntligt för bakgrunden till det brådskande ärendet.
Adjungering
Styrelsen har rätt att adjungera personer till styrelsesammanträdena vilka dock inte har rösträtt.
Jäv och oberoende
Styrelsen ska upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet och beaktar noga risken för jäv, intressekonflikt och mutor. Ansvaret att stå oberoende vilar på den enskilde styrelsemedlemmen. Då risk för jäv, intressekonflikt eller muta föreligger skall den enskilde avstå från att rösta.
Protokoll
Styrelseledamöter ansvarar för att protokoll upprättas enligt rullande schema. Detta protokoll skall justeras, förutom av ordförande, av en styrelseledamot. Per capsulam-protokoll skall som regel justeras av samtliga styrelseledamöter. Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt. Protokoll ska så snart det justerats distribueras till hela styrelsen och berörda parter i organisationen, och absolut senast i anslutning till kallelse till nästkommande styrelsemöte.
Ekonomiska rapporter
Styrelsens ansvar för stiftelsens ekonomi kräver att styrelsen får fortlöpande information om stiftelsens ekonomi. En ekonomisk rapport lämnas fortlöpande vid varje styrelsesammanträde.
Firmateckning
Firmatecknare utses av styrelsen i enlighet med stiftelsens stadgar.
Styrelsen kan besluta att någon ska få teckna stiftelsen i särskilda fall. Begränsningar i firmatecknarens rätt att företräda stiftelsen ska i sådana fall framgå av beslutet.
